11. Comparutions préalables au procès

Voici quelques types de conférences courantes :

Conférence de gestion d’instance

Certains tribunaux tiennent des conférences de gestion d’instance ou des conférences préparatoires au procès, dont la participation peut être volontaire ou obligatoire. Ces conférences aident à résoudre les différends ou à traiter les questions de procédure, en s’assurant par exemple que tous les documents ont bien été divulgués ou que vous êtes prêt pour le procès. Avant d’assister à une conférence, assurez-vous d’avoir fait vos recherches afin d’arriver bien préparé.

Comment se préparer à une conférence :

• Assurez-vous d’avoir utilisé les formulaires judiciaires appropriés pour engager la poursuite ou faire la requête.
• Soyez prêt à informer le juge de l’ordonnance que vous souhaitez obtenir ou à laquelle vous vous opposez.
• Ne parlez que lorsque c’est votre tour de le faire. En général, la procédure prévoit que le requérant présente d’abord ses éléments de preuve ou ses observations auxquels l’autre partie répond, suivi d’une dernière intervention par le requérant, uniquement s’il y a de nouvelles questions soulevées par l’autre partie. Suivez cette procédure et n’interrompez jamais l’autre partie.
• Assurez-vous de bien connaître votre dossier (notamment, vos droits et responsabilités).
• Assurez-vous d’avoir remis des copies de tous les documents et éléments de preuve pertinents aux autres parties avant la conférence.
• Pensez à toute question de procédure qui doit encore être traitée (p. ex., une divulgation que vous n’avez pas encore reçue ou une demande de renvoi à la médiation).

Conférence préparatoire au procès

Une conférence préparatoire au procès ou une conférence de gestion d’instance est généralement une brève rencontre entre l’autre partie, le juge et vous-même. Elle peut avoir pour objet :

• de voir si l’affaire est prête à être portée devant les tribunaux;
• d’examiner ce qui a été fait jusqu’à présent (actes de procédure, échanges de documents, communications préalables, requêtes, etc.);
• de discuter des étapes à suivre pour porter l’affaire devant les tribunaux et déterminer qui devra faire quoi et quand;
• de discuter des preuves (notamment pour savoir s’il peut y avoir un exposé conjoint des faits), des pièces à l’appui, des témoins et des témoins experts;
• de discuter de la durée prévue du procès ou de l’audience, et du temps nécessaire à chaque partie (comprenant l’argumentation après la présentation des preuves); et
• de discuter des ordonnances requises avant le procès.

Conférence de règlement

L’objectif d’une conférence de règlement est généralement de fournir un moyen de résoudre votre différend avec l’aide d’un juge ou d’un agent judiciaire. Les conférences de règlement avant l’audience ou le procès sont facultatives dans certaines provinces ou certains territoires, et obligatoires dans d’autres (à moins d’obtenir une exemption). Elles sont destinées à fournir un cadre plus informel pour discuter des différends et essayer de régler ou de les atténuer. Elles sont « sous toute réserve », signifiant que les propos qui y sont tenus ne peuvent être utilisés à l’audience ou au procès, à moins d’entente contraire des deux parties. À ce genre de conférence, vous pourrez :

• discuter de ce que vous voulez vraiment tous les deux;
• aborder les questions en suspens, telles que l’échange de documents;
• trouver un terrain d’entente;
• régler certains différends;
• obtenir l’avis du juge ou de l’agent judiciaire quant à ce qui peut se passer si les parties ont recours aux tribunaux (l’audience ou le procès sera présidé par un autre juge ou agent); et
• traiter d’autres questions de procédure.

Un juge peut rendre une ordonnance au cours d’une conférence (p. ex., ordonner à une partie de fournir à l’autre partie certains documents). Veillez à y apporter un stylo et du papier afin de prendre des notes.

Avant le début du procès ou de l’audience, certaines questions en litige peuvent être réglées par décision du tribunal. Ces questions sont traitées par le biais de requêtes. Une requête est une demande adressée au tribunal en vue d’obtenir une ordonnance de traiter une ou plusieurs questions en litige avant le procès ou l’audience.

Procédure pour déposer une requête

Pour obtenir certaines mesures réparatoires par ordonnance du tribunal, il vous faut présenter une requête en utilisant le formulaire judiciaire approprié. Une fois dûment rempli, celui-ci doit être déposé auprès du tribunal et signifié à la partie adverse. Certains tribunaux exigent des réponses aux requêtes, comme c’est le cas pour les requêtes introductives d’instance qui engagent une demande en matière familiale. Si elle doit répondre à la requête, l’autre partie disposera d’un délai limité pour le faire et pour signifier sa réponse.

Afin d’éviter toute perte de temps, il est recommandé de discuter de la date de l’audience avec l’autre partie afin de choisir une date où vous êtes tous les deux disponibles, et qui coïncide avec les disponibilités d’audience publique du tribunal. Si vous ne parvenez pas à vous mettre d’accord sur une date, vous pouvez en choisir une chacun de votre côté, mais le juge pourrait devoir ajourner l’audience si une partie ne peut y assister.

Certaines requêtes portent sur des questions de procédure qui doivent être résolues (p. ex., l’échange de documents) afin que l’audience ou le procès puisse se dérouler.

D’autres requêtes visent à obtenir des ordonnances provisoires (temporaires) lorsque des choses doivent être réglées en attendant que l’audience ou le procès commence. Par exemple, disons qu’il y a un différend concernant votre propriété. Avant le début de l’audience ou du procès, il pourrait y avoir quelques factures de services publics à payer ou des problèmes nécessitant une solution temporaire (p. ex., payer les frais de garde d’enfants ou conclure certaines ententes parentales). Si vous n’arrivez pas à vous entendre avec l’autre partie au sujet de quelque chose qui doit être fait avant l’audience ou le procès, vous pouvez demander une ordonnance provisoire du tribunal sur la manière de la gérer jusqu’à ce que la question soit traitée au tribunal. Les demandes d’ordonnances provisoires visent l’application d’une solution à court terme. Elles ne s’appliquent que jusqu’à ce qu’une ordonnance définitive soit rendue lors de l’audience ou du procès, ou par consentement.

Voici quelques exemples d’ordonnances provisoires :

• ordonnance non définitive concernant la garde des enfants;
• ordonnance accordant une pension alimentaire temporaire pour les enfants ou le conjoint;
• ordonnance sur la répartition des frais spéciaux associés à la garde des enfants;
• ordonnance précisant les personnes qui sont autorisées à vivre dans la maison familiale;
• ordonnance réglementant la communication;
• ordonnance interdisant à une personne de faire certaines choses (p. ex., vendre la voiture ou venir à la maison familiale); et
• ordonnance exigeant d’une partie qu’elle partage ses documents financiers.

Certaines requêtes peuvent être déposées auprès du greffe ou du juge sans qu’aucune des parties ne se présente au tribunal. N’hésitez pas à solliciter des conseils ou de l’assistance juridiques afin de savoir quelle requête est la plus appropriée pour votre situation.

Audiences

Pour la plupart des requêtes, vous et l’autre partie devrez participer à une audience avant le procès, ou prendre des décisions de fond à la place d’un procès (parfois appelés requêtes spéciales ou requêtes spéciales en cabinet). L’audience se déroule souvent devant un juge ou un agent judiciaire qui décidera s’il convient ou non d’accorder l’ordonnance que vous demandez. Les deux parties pourront faire valoir les raisons pour lesquelles l’ordonnance devrait ou non être rendue. Pour certaines audiences, vous ne pourrez fournir de preuves qu’au moyen de déclarations sous serment. Dans certains rares cas, vous pourrez appeler des témoins à venir témoigner en personne. Consultez votre service d’aide juridique ou les règles de procédure pour savoir quel type de preuve est autorisé.

Bien qu’une requête puisse déterminer le déroulement d’un procès, elle ne constitue pas le procès et ne donnera normalement pas lieu à une ordonnance définitive (assurez-vous toutefois de vérifier, à cet effet, les règles de procédure de votre province ou territoire). Tout ce qu’un juge pourra faire lors de l’audience est de prendre une décision provisoire sur les questions soulevées dans la requête. Il ne pourra généralement prendre aucune autre décision concernant l’affaire.

Au début de l’audience, la partie ayant déposé la requête devra préciser quelles ordonnances elle souhaite obtenir et expliquer pourquoi le juge devrait les lui accorder. Soyez aussi clair que possible. Vous n’avez pas besoin de communiquer au juge tous les détails de votre affaire. Concentrez-vous sur les questions relatives à la requête. L’autre partie pourra ensuite préciser les ordonnances que le juge devrait rendre et celles qu’il ne devrait pas rendre, en fournissant des arguments à l’appui. La partie qui demande les ordonnances aura alors la possibilité d’y répondre.

Les audiences sont beaucoup plus courtes que les procès. Le juge pourrait n’accorder que quelques minutes aux parties pour présenter leur argumentation (souvent aussi peu que 20 minutes). Tenez-vous-en donc au sujet et présentez des arguments courts et précis. Assurez-vous également de vous y préparer suffisamment à l’avance.

Audiences en cabinet

Le tribunal dans lequel les requêtes préliminaires sont entendues est souvent appelé « cabinet ». Le cabinet est présidé par un juge ou un agent judiciaire appelé conseiller-maître (au Nouveau-Brunswick) ou protonotaire (en Ontario). Les conseillers-maîtres et les protonotaires sont comme des juges, mais sont limités quant aux types de questions en litige sur lesquelles ils peuvent statuer. Ils s’occuperont généralement de questions préalables au procès et de questions de procédure.

Les cabinets sont normalement réservés aux brèves requêtes. Si votre requête nécessite plus de temps, la greffière pourra fixer une date et une heure pour la tenue d’une audience plus longue.

Au Québec, le « cabinet » est appelé « cour de pratique » et est utilisé pour les requêtes ex parte (p. ex., pour les saisies et les injonctions) ou les modes particuliers de signification.

Preuve par déclaration sous serment

Les preuves que le juge examinera dans le cadre d’une demande sont des preuves sous serment que vous devez présenter avant l’audience.

Ajournement

Si vous avez besoin de faire reporter l’audience à une date ultérieure, vous pouvez demander un ajournement. Pour accorder un ajournement, le juge doit avoir la conviction que le motif est valable, en tenant compte de toutes les circonstances pertinentes. S’il vous l’accorde, vous pourriez devoir payer des frais ou être assujetti à certaines conditions.

Lorsque les deux parties consentent à un ajournement, elles peuvent faire une brève comparution, voire souvent même déposer un formulaire sans se présenter (ce qui se produira généralement lorsque l’une des parties ne peut se présenter ou que les preuves requises ne sont pas encore disponibles).

Décision

Une fois qu’il dispose de toutes les preuves et que chaque partie a expliqué sa position sur les questions soulevées, le juge peut prendre une décision. Il peut soit rejeter la requête, soit rendre la totalité ou une partie des ordonnances demandées, ou encore rendre de nouvelles ordonnances. Généralement, le juge expliquera alors les motifs de sa décision verbalement (dans de rares cas, il le fera par écrit). Assurez-vous de noter la décision et les motifs exposés par le juge. L’une des parties (généralement celle qui a obtenu gain de cause) devra préparer une ordonnance écrite de la décision du juge, que celui-ci signera par la suite.

Dépens

Le juge déterminera également si la partie perdante devra indemniser la partie gagnante du fait d’avoir dû introduire une requête. Le montant à verser (appelée « dépens ») sera habituellement déterminé par le tableau des dépens figurant aux règles de procédure ou sera établi de façon discrétionnaire. Pour établir ce montant, le juge pourrait notamment se demander si la requête était nécessaire ou raisonnable, et s’il était raisonnable de s’y opposer.

Si le juge détermine que la requête n’était pas nécessaire ou raisonnable, ou que l’opposition n’était pas raisonnable, il pourra attribuer les dépens à la partie perdante n’ayant pas été raisonnable. Celle-ci devra alors payer les dépens engagés par l’autre partie pour déposer la requête (dont le montant sera déterminé à ce moment ou à une date ultérieure).

Si la personne qui est tenue de payer des dépens ne le fait pas, le juge pourra, sur demande :

• rejeter ou suspendre la demande de la personne en cause dans le cadre du procès;
• exiger de la personne en cause qu’elle verse un cautionnement au tribunal; ou
• rendre toute autre ordonnance jugée appropriée.